
项目集成:实施,配套系统软件及附件
项目实施:第一期2003年,第二期2007年
覆盖范围:省局及全省OA交换中心,含移动用户
客户特点:政务机关管理,同时有征收、路政、工程、养护等垂直业务系统,以及大量的项目机构
山东省交通厅公路局作为山东省公路道路建设和管理的主管部门,肩负着繁重的业务管理和日常办公管理工作,同时要汇集大量的垂直业务系统工作结果和报表,如何提高办公效率和承载多业务系统是信息化需要迫切解决的问题。
根据省局提出的功能要求,我们在接到任务后,通过对公路局信息化现状、管理流程、业务流程、日常办公流程进行了详细分析,给出了系统架构方案和OA应用方案。
天路公司同时对省公路局的办公网络进行了规划设计,根据省公路局的需求和实际应用情况,以及将来的升级发展的需要,在充分考虑了网络的安全性、稳定性、方便性、易维护性、扩展性等因素的情况下,提出了完整的局域网络规划方案和省局信息中心集成方案。
作为项目成功实施的重要保证,实施过程中,除了环境部署和软件部署之外,天路公司重点抓了系统培训这一环节,分四批对局领导、处室领导、一般处室人员、办公室进行了深入的培训和辅导。
通过天路公司软硬件人员和省公路局相关人员的共同努力,我们最终成功实施了省公路局的综合办公管理项目。
主要功能包括:个人办公、电子公文、新闻资料、业务系统、机关事务、组织结构、系统管理8个大模块
1)通过公文流转可以实现公路系统的公文签发、下发的时间长、效率低的问题,如一份需多个领导批示的报告往往要花费半个月时间周转,如果领导出差则需要耗费更多的时间。而通过OA系统的公文流转模块“推到”领导面前,领导出差在外也可以用手提电脑拨号上网或PDA,直接对自己的公文进行办理,加快了领导进行审阅、签发的速度,提高了效率。
2)在日常办公中,一份文件往往要多个部门共同协商处理,造成该文件会在不同的部门之间反复流转,浪费大量时间,办公效率很低,另外,文件要不停的修改,纸质的文件在修改后需要重新打印,导致资源的浪费。
在天路公司OA系统中,所有部门间互动转到网上来进行,避免了人员在各个部门之间来回传递文件的繁琐,每发起的一个工作,可以马上在要负责处理的部门的相关人员的待办理工作中出现,相关人员可以立即办理。
如下图所示:该图中显示的即当前用户需要进行处理的工作,点击右侧的图标即可方便的处理工作。
上图中,最上边一排按钮表示办理人可以进行的操作处理,可以选择交给下一步(当前步骤处理完毕,没有问题),可以选择退签(对上一步办理不满意),可以选择加签(表示需要更多人参与讨论),可以选择撤销(表示他完全不同意这次处理)。中间一排人形图片表示这个工作的当前办理步骤(注:办理流程完全是自定义的)。下边是办理区,表格里展示这项工作的基本信息(例如工作名称、发起人等),另外包括正文(office软件在网页中的集成)和附件(各种格式,例如图片)。
3)各种文件的管理,一个单位,无论个人还是单位,都会有大量的文件,用户要么存放在自己的电脑中,要么打印成纸质文件保存,而无论哪种方式,都会占用大量的空间,且不易管理,信息孤立与个人手中,不能实现信息有效共享。
客户使用了我们的系统后,个人的文档或者公共的文档都转移到服务器上来,不仅节省了自己电脑的空间,管理维护起来也容易的多,增强了信息的共享程度,随时都可以在不同的电脑上登录系统,查询自己或共享资料。如下图所示,树状的结构让管理清晰
4)通过内部信息发布、沟通模块,能够时时和各省市负责人或相关人员在线联系,能够快速的解决相关的问题,加强省局和市局、县局的沟通。
5)通过人事管理模块,可以对全省公路系统人员进行登记备案,能够随时了解每个人员的实时动态。
6)通过其他的会议管理、车辆管理,能够对公路系统内部的一些日常事务进行预登记和申请,可以极大的提高日常工作效率。
7)传统工作方式下,会议、日程、值班、办公用品等事务的管理是很杂乱的,我们系统为客户制定了针对这些琐碎工作的管理方案,让这些工作的管理更加清晰条理,同时,现在的系统中,各种工作的申请、办理是按照流程进入到相关人的办理桌面中的,解决了以前人去找工作的弊端。
8)系统作为综合管理平台,承载了多项垂直业务工作情况汇集,满足了领导和有关部门的工作和交互需要。
9)系统作为综合管理平台,因为政务网络的严格隔离要求,采用信息摆渡与外网门户进行信息交互